Unsere Geschichten

Unsere Geschichten

Was uns jeden Tag begeistert und fordert

Büro Teilen?

Bürogemeinschaft

Ein Unternehmer hat einen Bürokomplex angemietet. In diesem Räumen hat er mehrere gewerbliche Untermieter einquartiert. Je mehr Firmen es wurden, desto mehr stieg der Verwaltungsaufwand des Unternehmers an. Deswegen engagierte er die Officefeen, um den Aufwand abzugeben.

Die Postverteilung, viele Verwaltungsaufgaben und die ordentliche Aufteilung der Belege wurde übernommen. Anfallenden Aufwendungen wurden auf die verschiedenen Firmen anteilig gesplittet.

Eine ordentliche steuerliche Erfassung für den Auftraggeber ist damit gewährleistet.

Buchhaltung

Buchhaltungsarten

Ein gemeinnütziger Mischbetrieb mit rund 100 Mitarbeitern vermutet durch mehrfachen Wechsel des Buchhaltungspersonals Fehler in den Unterlagen.

Durch einen Alternativvorschlag des Steuerberaters, kam der gemeinnützige Mischbetrieb auf die Officefeen zu.

Die getätigten vorbereitenden Arbeiten sollten nur geprüft werden.

Anhand von Tabellen und Zahlenkolonnen wurde dies abgeglichen und unter Zuhilfenahme der Originalbelege aus dem Archiv ist dabei aufgefallen, dass teilweise nicht vollständig korrekt gearbeitet wurden.

Ämter

Ämter

Die Korrespondenz mit Ämtern ist in der Regel leicht und schnell.

Nur in Ausnahmen sind einige Vorfälle nicht mit einem Anschreiben abgetan.

Diverse Schriftstücke wurden gefertigt und recherchiert.

Durch unsere genaue Vorarbeit führt es im späteren Verlauf nicht zu Irritationen.

Ein zeitnaher Abschluss des Sachverhaltes ist in Aussicht.


Bewerbersuche

Bewerbersuche

Die Officefeen machen sich auf die Suche nach einem geeigneten neuen

Mitarbeiter für die Verwaltung eines unserer Auftraggeber.

Dabei wird vorab besprochen welche Eckpunkte es geben soll und wie der allgemeine Plan ist.

Selektion der Bewerbungen, Gespräche und Probearbeitstermine werden hierbei von uns

geplant und umgesetzt.

Alles geschieht auf Wunsch in den Räumen des Auftraggebers.

Neuer Auftrag

Neuer Auftrag

Ein neuer Auftrag ist relativ unerwartet eingegangen.

Sowohl unser Auftraggeber, als auch sein gesamtes Team freut sich über diesen Eingang.

Die Kapazitäten auf der Managementebene und seitens der Fachkräfte ist gegeben.

Ein so spontaner Zugang ist aber in der Verwaltung nicht eingeplant gewesen.

Zeitweise übernehmen wir die Assistenzarbeiten rund um die Planung und Bewerkstelligung des Projektes.

Ziel des Auftraggebers ist, dass alle Mitwirkenden nicht mit Zuarbeiten und grundsätzlichen Planungen beschäftigt werden

und dennoch eine hohe Detailqualität zu realisieren.

Reaktion

Reaktion

In einem Unternehmen ist die Verwaltungsangestellte krankheitsbedingt ausgefallen.

Da sie leider die einzige in diesem Unternehmen ist, welche in der Verwaltung arbeitet,  konnten die Arbeiten nicht vorbereitet werden.

Wir haben dieses kurzfristig übernommen und der Inhaber

hatte kein Problem mit unbearbeiteten Rechnungen und Weiteres.


nie Urlaub

nie Urlaub

Unsere gemeinnützigen Auftraggeber beklagen sich über zu wenig bis keinen Urlaub als Erholungszeit.

Begründet wird diese Situation, dass immer etwas sehr wichtiges ansteht.

Der Zweck des Vereins oder der gGmbH usw. sei es zu helfen oder ähnliches.

Urlaub findet da leider sowohl bei den Unternehmern wie auch bei den Mitarbeitern kein Platz.

Aktuell sorgen wir für etwas Freiraum bei einem gemeinnützigen Verein bei einer Verwaltungsstelle mit Kundenkontakt.

Die Mitarbeiterin kann jetzt in den verdienten Urlaub gehen.

Viel Spaß - und bitte kein schlechtes Gewissen ;)

pure Verwaltung

pure Verwaltung

Verwaltung stellt viele Menschen auf die Probe.

Wir werden gerne von reinen Verwaltungsunternehmen eingesetzt.

Unternehmen die Unternehmen verwalten sind zwar mit eintönigen Arbeiten verbunden,

aber der hohe Schwierigkeitsgrad, sowie die geringe Fehlertoleranz zwingen Unternehmer hier

zu Fachpersonal mit erweiterten Kenntnissen zu greifen.

Aktuell findet man leider auf dem Arbeitsmarkt wenig bis kein Fachpersonal,

welches sich für solche Arbeiten begeistern kann.

Feste Bürohilfe

Feste Bürohilfe

Einer unserer Kunden sucht sehr lange nach geeignetem Fachpersonal.

Wir besetzen gerade die vakanten Stelle. 

Da eine Fachkraft zur Festanstellung nicht gefunden wird und der Aufwand den Nutzen nicht mehr rechtfertigt,

wurde eine Hilfskraft im Bereich Office eingestellt.

Um die Kosten der Verwaltung gering zu halten, assistiert die neue Kraft uns.

Clevere Lösung ohne Mehrkosten zu verursachen bei hoher Flexibilität.

Daumen hoch


Einarbeitung

Einarbeitung, Probearbeiten

Unser Auftraggeber konnte mit unserer Hilfe einen neuen Mitarbeiter finden.

Die Stelle, welche wir vertretungsweise besetzt haben, wird nun an den neuen Mitarbeiter übergeben.

Die erforderliche Einarbeitung erfolgt in großen Teilen durch uns.

Kundenkontakt

Kundenkontakt

In einem traditionellen familiären Sanitärunternehmen übernimmt die Officefee wichtige Aufgaben.

Sie ist zuständig für die Rechnungskontrolle.

Am Telefon steht sie im Kontakt mit den Kunden.

Die Erstellung von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen ist dort ebenfalls ihr Gebiet.

Handwerksbetrieb

Handwerksbetrieb

Auch Handwerksbetriebe gehören zu den Kunden der Officefee.

In einem innovativen Sanitärunternehmen erfasst sie große Mengen von Daten.

Diese pflegt sie in ein System ein, welches vom Auftraggeber des Unternehmens bereitgestellt ist.

Außerdem hilft sie dort verschiedene Zählertypen für den Wiedereinbau vorzubereiten.


Excel - Makros

Excel - Makros

In einem jungen Unternehmen, spezialisiert auf handgenähte Kindermode, ist unsere Officefee eingesetzt.

In Excel Tabellen erstellt sie dort Makros für die statistische Auswertung in verschiedenen Bereichen.

Darunter zählen die Produktion, Mitarbeiter und die Umsätze.

Es werden neue Prozesse geschaffen und bestehende optimiert.

Dabei wird eng mit der Geschäftsleitung zusammengearbeitet um gemeinsam optimale Tabellen zu erstellen.

Die Statistiken werden anschließend gemeinsam ausgewertet.

Lexware

Lexware

Die Officefee war in einem mittelständischen Unternehmen mit medizinischem Schwerpunkt tätig.

Dort kümmert sie sich um die Vorbereitung der Buchführung mit 3 Kostenstellen.

Zu den Aufgaben zählt das Vorbereiten der Unterlagen für den Monatsabschluss und die Lohnbuchhaltung.

Der Auftraggeber nutzt für seine Buchhaltung den Softwareanbieter Lexware.

Kleiner Start

Kleiner Start

Ein Start-Up Unternehmen, welches sich gerade in Gründung befindet, hat uns beauftragt, die Vorbereitung der kommenden Buchführung zu übernehmen.

Der Unternehmer bat die Officefeen, ihm dabei zu helfen, seinen Arbeitsplatz zu gestalten.

Es wurden Angebotsvergleiche für die Büroausstattung eingeholt sowie vorab schon einmal Vorlagen für den zukünftigen Geschäftsbetrieb erstellt. Der Arbeitsplatz wurde mit einer kaufmännischen Software ausgestattet, um dem Unternehmer seinen Alltag zu erleichtern. Es entstand ein Ablagesystem, welches sich auf den zukünftigen Geschäftsbetrieb ausrichtet.

Der Unternehmer wird durch die Officefeen entlastet und kann sich nun auf die zukünftige Ausrichtung seines Unternehmens konzentrieren.


Aufwand - Qualität

Aufwand - Qualität

Ein Auftraggeber hat ein großes Familienunternehmen, er selbst hatte eine persönliche Sekretärin die aber ausgeschieden ist. Somit hatte er seine persönliche Assistentin verloren. Es wurde eine Fachkraft angestellt, die aber damit beschäftigt ist, dass Familienunternehmen im Verwaltungsbereich zu organisieren.

Über Monate hinweg sammelten sich Unterlagen an, die den Unternehmer selbst betrafen, aber nicht bearbeitet wurden. Daraus resultierten negative Folgen für den Unternehmer. Der Unternehmer ist mit seinen Aufgaben beschäftigt, seine ausgeschiedene Sekretärin empfahl dem Unternehmer die Officefeen.

Die Officefeen machten mit einer geringen Investition von Arbeitszeit die vollwertige Bearbeitung möglich, damit alles auf den aktuellen Stand ist und auch bleibt. 

Hausverwaltung

Hausverwaltung

Eine Hausverwaltung mit wenigen Mitarbeitern übernimmt selbst den Verwaltungsbereich. Die zunehmend steigenden Mieteranfragen können durch die fest angestellten Mitarbeiter nicht mehr bewältigt werden. Nun ist einmal im Monat eine kaufmännische Fachkraft seitens der Officefeen in der Hausverwaltung vertreten. Seitdem verlegt die Hausverwalterin die Sprechzeiten auf diesen Tag, damit Sie sich ordentlich um die Belange der Mieter kümmern kann.

Die Officefeen übernehmen die Sachbearbeitung in der speziellen Software für Hausverwaltungen, um die Mietzahlungen und die damit verbundenen Betriebskosten zu überprüfen.

Das Beschwerdemanagement sowie die Vorbereitung von Geschäftsbriefen und die Ablage vor Ort wurde übernommen. 

Erfolg

Erfolg

Für eine Weiterbildungsschulung von Vertriebsmitarbeitern wurden die Officefeen für eine Projektarbeit engagiert. Der Auftraggeber für die Weiterbildung lernte die Officefeen bei einer Sekretariatsvertretung persönlich kennen und informierte sich vorab über eventuelle Verbesserungen seiner Vertriebsstrategien.

Es sollten einzelne Kerngeschäftspunkte analysiert und des Weiteren eine Zielgruppenanalyse und Orientierung durchgeführt werden. Aufbauend darauf mussten die Kommunikationswege, die weitere Bearbeitung von Aufträgen sowie die Nachbereitung verbessert werden. Grundsätzlich ist das Ziel, Vertriebserfolge kalkulierbar zu machen. 


Kalkulationen?

Kalkulationen?

Ein Auftraggeber in der Baubranche hat in kurzer Zeit mehr Aufträge erhalten, als erwartet wurde. Es wurde kein Projektleitungsassistent / -leiter für eine Festanstellung gefunden.

Durch Empfehlung eines Geschäftskontaktes kam das Bauunternehmen dann auf die Officefeen. Nun wird ein Projektleitungsassistent gestellt. Die Kommunikation mit den Auftraggebern der Bauprojekte wird nun realisiert, dieses erhebliche Zeitpensum konnte seitens des Unternehmers abgegeben werden.

Des weiteren werden die kleinteiligen Arbeiten sowie die Angebotserstellung, Preisbeschaffung und Akquisition und Betreuung von Subunternehmern übernommen. 

Zwei Reisen

Zwei Reisen

Ein Unternehmer verwaltet intern mehrere Unternehmen und reist aufgrund dessen viel in Europa. In der Vergangenheit hat der Unternehmer selbst die Reisen nach betreuten Firmen abgerechnet. Da die Betreuung der Firmen immer mehr Zeit in Anspruch nimmt, ist ihm dieser Aufwand nicht mehr möglich.

Durch eine Onlinerecherche kam der Unternehmer dann auf die Officefeen zu. Diese übernahmen ab dem Zeitpunkt von nun an alle Verwaltungsaufgaben. Die Reisekostenabrechnungen wurden nach Kunden sortiert, Splitbuchungen wurden vorbereitet, sowie ein seitens des Finanzamtes verwertbares Formular wurde erstellt.

Die Officefeen haben alles so angepasst, dass der Unternehmer den geringsten Aufwand damit hat. 

Spontan

Spontan, Schwanger

In einem Einzelhandelsunternehmen mit ca. 10 Mitarbeitern, wird derzeit die Sekretariatsarbeit und die vorbereitende Buchführung dreimal pro Woche von einer geschätzten Mitarbeiterin ausgeführt. Aufgrund der Schwangerschaft dieser Mitarbeiterin ist das Unternehmen seit langem auf der Suche nach einer geeigneten Vertretung.

Dies blieb wegen der Bewerbersituation erfolglos. Im Übrigen erschwert die benötigte Fachkompetenz und Teilzeitkomponente die Suche.

Über ein Internetportal hat das Unternehmen die Officefeen bezüglich dieser Themen angesprochen.

Darauf erfolgte eine eintägige Einarbeitung durch die schwangere Mitarbeiterin. Die Officefeen sind nun 1-2 Tage je Woche im Unternehmen vertreten und haben das System vor Ort beibehalten.

Sie erledigen nun alle Arbeiten bis die Mitarbeiterin wieder zurück ist. 


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